Dabei sind verschiedene Interessensgruppen frühzeitig einzubeziehen, insbesondere das Gebäudemanagement, das sich um die Reinigung von Räumen kümmert. Hier sind eventuell Arbeitszeiten oder Verträge anzupassen. Zudem sind Anleitungen auszuarbeiten, wie die Ausstattung gepflegt werden soll, z.B.

• Reinigung von Touch-Displays
• Reinigung von Tischen
• Reinigung von Tribünen (Schuhabdrücke beseitigen)

Grundsätzlich kann zwischen verschiedenen Pflegezyklen unterschieden werden:

• Kontinuierlicher Aufwand für Reinigung, z.B. aufwändigeres Leeren von Mülleimern, Müll und hinterlassene Arbeitsmaterialien am Lernplatz, Pizzaboxen entsorgen (Hochschule als Lebensort)
• Einmaliger Aufwand zu Beginn: Erstellen von Dokumentationen, Leitfäden und Schulungsmaterialien
• Kontinuierlicher Aufwand für Mitarbeitende: Überprüfung des Setups, Schulungen
• Monatlicher Aufwand: Nachfüllen von Material, Setups prüfen
• Jährlicher Aufwand: Wartung von Geräten laut Serviceempfehlungen, Grundreinigung

Dabei kann es sinnvoll sein, dass selten erforderliche Pflegemaßnahmen durch wiss. WMA erfolgen, die hohe Sachkenntnis der Geräte haben: technische Wartung von Fitnessgeräten, Reinigung von technischem Equipment etc., während kontinuierliche Aufgaben von Reinigungs- und Servicepersonal übernommen werden können.

Für die Pflege müssen ggf. zusätzliche Gerätschaften und Pflegemittel angeschafft werden:

Industriestaubsauger und Profigeräte sind besser geeignet für größere Flächen, da es diese auch entsprechend dimensioniert gibt, z.B.:

• Breitere Bodendüsen
• Kräftigerer Antrieb (Bürstwalzen)
• Höhere Absaugleistung (Sprühextraktionssauger)

Unterschiedliche Materialien bedürfen besonderer Reinigung:

• Teppichböden (wegen Bestand oder Schallreduktion) erfordern einen Bürstsauger
  • Je nach Oberflächenbeschaffenheit von Teppichen, können mit normalen Staubsaugern keine zufriedenstellenden Reinigungsergebnisse erzielt werden
  • Bürstsauger (Rotierende Rundbürste in der Bodendüse, am besten aktiv angetrieben) holen durch die mechanische Bearbeitung durch die Bürste mehr Schmutz aus den Fasern.
  • Achtung: Es ist eine Absprache mit dem Reinigungspersonal erforderlich. Teppichbürstsauger als Standstaubsauger liegen schwerer in der Hand als Bodenstaubsauger, die man hinter sich herziehen kann und bei denen man nur das Saugrohr halten muss. Der Vortrieb durch die rotierende Bürstwalze ist bei einigen Teppicharten ziemlich stark (nicht alle Reinigungsfachkräfte sind auf diese Geräte eingearbeitet oder es fehlt die erforderliche Muskelkraft).

• Polstermöbel, Teppichböden, textile Oberflächen erfordern Sprühextraktionssauger
  • Punktuelle Reinigung von Flecken (z.B. durch Polsterreiniger oder Schaum) kann zu farblich auffälligen Veränderungen an den Stoffen führen. Besser ist eine vollflächige Reinigung mit Sprühextraktionsgeräten. Bei diesen Geräten wird eine Reinigungsflüssigkeit auf die Oberfläche gesprüht und direkt wieder abgesaugt. Eine Alternative bei hartnäckiger Verschmutzung: einsprühen, einwirken lassen, absaugen der Flüssigkeit aus den Polstern bzw. der Textilien.
  • Nach der Reinigung gibt es die Möglichkeit eine Imprägnierung zu applizieren, um einen Oberflächenschutz zu generieren (empfohlen). Ziel: Schmutz dringt weniger tief in die Oberflächen ein, dadurch gibt es weniger Neuverschmutzung und eine einfachere Reinigung in der Zukunft.
  • Die Trocknungszeit kann je nach Menge der Reinigungsflüssigkeit und Polsterart bis zu 48 Stunden betragen (nur Reinigung ohne Imprägnierung trocknet schneller ab). Räume oder Bereiche müssen hierzu gesperrt werden.
  • Je nach Nutzungsfrequenz und Art der Oberfläche (Möbel) ca. einmal jährlich bzw. bei Bedarf erforderlich.

Einige Räume benötigen kontinuierliches Auffüllen mit Verbrauchsmaterial, z.B. Sticky Notes in Kreativräumen. Ggf. können solche Utensilien auch über Automaten verkauft werden. Ausstattungen mit kleinen Teilen (Computer-Mäuse, Design-Karten, Lego-Sets) müssen leider regelmäßig nachgefüllt werden. Hier ist soziale Kontrolle (wer kann den Raum betreten?) hilfreich.

Besondere Räume sind oft sehr beliebst. Je nach Raumtyp sollten Studierende und/oder Dozierende die Möglichkeit haben, diesen zu buchen. Entsprechende Funktionalitäten bieten Lernmanagementsysteme oder spezielle Raumbuchungssysteme.

Die neuen Lernräume ermöglichen neue didaktische Setups. Hierzu müssen sowohl Dozierende wie auch Studierende über die Möglichkeiten informiert werden. Dies kann durch Videos (über QR-Code im Raum aufrufbar), Booklets, Poster oder Handouts erfolgen. Das ideale Raumsetup sollte im Raum als Vorlage verfügbar sein. Dabei kann diese Vorlage einerseits verbindlich sein („Bitte den Raum so hinterlassen“) oder als Basis für regelmäßige Resets des Raums durch Fachpersonal (z.B. wöchentlich oder monatlich wieder in den Idealzustand zurücksetzen).

Zur Dokumentation können auch Inspirationen zur Raumnutzung gehören. Z.B. können für einen Kreativraum die Werkzeuge und Methoden erklärt werden. Für eine Lernlandschaft können dezente Schilder darauf hinweisen, wo es sich um ruhige oder eher geschäftige Zonen handelt. Wenn die Räume technisch mit Displays oder anderen Geräten ausgestattet sind, muss zudem die Funktionsfähigkeit regelmäßig geprüft werden. Sind die Geräte noch im Netzwerk? Sind noch alle erforderlichen Kabel vorhanden und richtig verbunden? Sind noch alle Stifte bei einem interaktiven Whiteboard an ihrem vorgesehenen Ort? Diese Wartung kann durch Mitarbeiter in Technik und Verwaltung oder auch wiss. Mitarbeiter übernommen werden.